颜色编码消息和设置规则

用一点想象和管理技术保持您的电子邮件服务器吱吱作用。

 By Brien M. Posey
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本文系列第1系列, 驯服您的Exchange数据库 ,我解释了如何通过自动将所有入站消息转移到个人文件夹中提高其可靠性的同时减少Exchange服务器上的负载。虽然此技术将在Exchange Server上保存空间,但您的个人文件夹服务器将随着邮件累积时快速填充。毕竟,任何一个人都管理电子邮件服务器的人知道用户有一个不删除旧消息的坏习惯。

但是,用户对旧电子邮件的用户只是问题的一部分。有些人只是通过电子邮件的流动轰炸。除了填充个人文件夹服务器外,这可能会导致其他问题。通常,忽略了重要消息,因为它们融入了数十个不重要的消息。幸运的是,有一种方法可以抵消这两个问题。在本文中,我将解释几种技术,可以使用来减少个人文件夹大小并优先顺序重要信息。

你的优先事项是什么颜色的?

要开始,让我们来看看用户收到这么多消息的情况,即重要的消息与不重要的邮件融合。我个人认为这是一个比填满的个人文件夹服务器更大的问题。例如,在我自己的实验室中,如果出现问题,请设置所有服务器以向我发送电子邮件消息。我认为服务器警报是最优先的。过去,当服务器警报未被注意时,它导致了真正的问题,因为它与垃圾邮件混合。当然,您可以将消息标记为紧急,但是一半的人向您发送垃圾邮件也将其留言牢门标记为迫切 - 紧急旗帜失去了意义。

要解决此问题,我优先考虑我的电子邮件。我的最高优先级是服务器警报,然后来自某些人的电子邮件,例如EarthWeb员工,然后来自朋友的消息。然后,我基于发件人的彩色代码入站消息。例如,服务器警报以红色列出,来自重要业务联系人的消息呈黄色,来自某些朋友的消息是绿色的。我收件箱中的其他一切都在标准的黑色(除了一些垃圾邮件除外,但我们稍后会谈论)。我可以立即查看我的收件箱,看看是否有一些需要我立即关注的东西。

要设置颜色编码,请打开Outlook 2000,并从要彩色代码的发件人选择消息。接下来,选择工具|组织命令。当您这样做时,组织收件箱窗口的方法将打开包含许多不同的组织选项。其中一个颜色在您选择的颜色中从发件人的颜色。刚选择颜色,单击“应用颜色”按钮,您可以在业务中。

本文最初于2000年10月7日发布
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